Chính sách quyền riêng tưPrivacy Policy

1. Phạm vi và vai trò

Chính sách này giải thích cách VoiceDesk xử lý thông tin khi chủ tiệm dùng trang web, ứng dụng hoặc dịch vụ lễ tân AI.

Đối với thông tin tài khoản và tương tác trực tiếp với VoiceDesk, VoiceDesk quyết định mục đích xử lý. Đối với dữ liệu người gọi mà VoiceDesk xử lý thay mặt tiệm, tiệm thường là bên quyết định cách và lý do sử dụng dữ liệu; VoiceDesk là nhà cung cấp dịch vụ hoặc bên xử lý theo chỉ dẫn của tiệm.

2. Dữ liệu chúng tôi thu thập

Thông tin tiệm và tài khoản

Tên chủ tiệm, số điện thoại, email, thông tin tiệm, nhân viên, dịch vụ, giá, thời lượng, giờ mở cửa, quy tắc đặt lịch và số chuyển máy.

Thông tin người gọi và lịch hẹn

Tên, số điện thoại, ngôn ngữ, dịch vụ yêu cầu, thời gian hẹn, ghi chú, trạng thái xác nhận và nội dung tin nhắn liên quan.

Nội dung cuộc gọi và liên lạc

Khi được bật và pháp luật cho phép, dữ liệu có thể gồm âm thanh cuộc gọi, bản ghi âm, bản phiên âm, tóm tắt, thời gian, trạng thái chuyển máy và dấu hiệu đã phát thông báo hoặc nhận sự đồng ý.

Dữ liệu kỹ thuật

Địa chỉ IP, loại thiết bị, phiên bản ứng dụng, nhật ký sử dụng, chẩn đoán lỗi, dữ liệu bảo mật và thông tin từ tích hợp lịch hoặc điện thoại. Trang landing hiện không dùng quảng cáo theo dõi.

VoiceDesk không cung cấp thanh toán trong ứng dụng ở giai đoạn pilot và không yêu cầu dữ liệu thẻ thanh toán. Không gửi dữ liệu y tế nhạy cảm hoặc dữ liệu thuộc HIPAA nếu chưa có thỏa thuận riêng bằng văn bản.

3. Nguồn dữ liệu

Chúng tôi nhận dữ liệu từ chủ tiệm và nhân viên, người gọi hoặc người nhận SMS, thiết bị và ứng dụng, cũng như nhà cung cấp điện thoại, giọng nói AI, SMS, lưu trữ và lịch được kết nối.

4. Cách chúng tôi sử dụng dữ liệu

• trả lời cuộc gọi bằng đúng ngôn ngữ, kiểm tra lịch, đặt và xác nhận lịch hẹn;
• gửi nhắc lịch giao dịch, xử lý hủy hoặc đổi lịch và chuyển máy khi cần;
• vận hành tài khoản, đo phút gọi, hỗ trợ pilot và xử lý sự cố;
• ngăn gian lận, lạm dụng và bảo vệ hệ thống;
• tuân thủ nghĩa vụ pháp lý và thực thi thỏa thuận;
• phân tích dữ liệu tổng hợp hoặc đã khử nhận diện để cải thiện độ tin cậy và chất lượng.

Chúng tôi không dùng nội dung cuộc gọi có thể nhận diện để huấn luyện mô hình AI nếu chưa có thông báo riêng và sự cho phép phù hợp.

5. Cách chúng tôi chia sẻ dữ liệu

Chúng tôi có thể cung cấp dữ liệu cần thiết cho:

• nhà cung cấp điện thoại, SMS, nhận dạng giọng nói, tổng hợp giọng nói, AI và lưu trữ;
• nhà cung cấp lịch hoặc tích hợp do tiệm kết nối;
• đơn vị hỗ trợ, bảo mật và tư vấn chuyên môn theo nghĩa vụ bảo mật;
• cơ quan có thẩm quyền khi pháp luật yêu cầu hoặc để bảo vệ quyền và an toàn;
• bên kế nhiệm trong giao dịch doanh nghiệp, kèm biện pháp bảo vệ phù hợp.

VoiceDesk không bán thông tin cá nhân và không chia sẻ thông tin cá nhân cho quảng cáo hành vi liên ngữ cảnh.

6. Ghi âm và phiên âm cuộc gọi

Luật về ghi âm và phiên âm khác nhau theo địa điểm. Tiệm chịu trách nhiệm cung cấp thông báo và xin sự đồng ý cần thiết trước khi bật các tính năng này. VoiceDesk có thể phát lời thông báo do tiệm cấu hình.

Nếu bạn là người gọi, hãy liên hệ trực tiếp tiệm để hỏi về bản ghi, bản phiên âm hoặc cách tiệm sử dụng thông tin cuộc gọi.

7. Lưu giữ và xóa dữ liệu

Chúng tôi lưu dữ liệu trong thời gian cần thiết để cung cấp dịch vụ, đáp ứng thỏa thuận pilot, giải quyết tranh chấp, bảo mật hệ thống và tuân thủ pháp luật. Thời gian cụ thể phụ thuộc loại dữ liệu, cấu hình của tiệm và yêu cầu pháp lý.

Khi không còn cần, dữ liệu sẽ được xóa, khử nhận diện hoặc lưu biệt lập theo quy trình sao lưu hợp lý. Tiệm có thể yêu cầu xuất hoặc xóa dữ liệu theo thỏa thuận pilot.

8. Bảo mật

VoiceDesk sử dụng các biện pháp quản trị, kỹ thuật và tổ chức hợp lý để hạn chế truy cập, bảo vệ dữ liệu trong quá trình truyền và lưu trữ, theo dõi sự cố và chỉ giữ dữ liệu cần thiết. Không hệ thống nào an toàn tuyệt đối; chúng tôi không thể bảo đảm mọi sự cố sẽ không xảy ra.

9. Quyền và lựa chọn của bạn

Tùy nơi sinh sống, bạn có thể yêu cầu truy cập, sửa, xóa hoặc nhận bản sao thông tin cá nhân, hoặc phản đối một số cách xử lý. Chúng tôi có thể cần xác minh danh tính và có thể từ chối khi pháp luật cho phép.

Người nhận SMS có thể trả lời STOP để ngừng tin nhắn tự động. Nếu bạn là khách của một tiệm, hãy gửi yêu cầu dữ liệu cho tiệm trước; VoiceDesk sẽ hỗ trợ tiệm xử lý yêu cầu. Chủ tiệm có thể gửi yêu cầu qua phương thức liên hệ trong thư mời hoặc thỏa thuận pilot.

10. Quyền riêng tư tại California

Nếu luật California áp dụng, cư dân California có thể có quyền biết và truy cập, sửa, xóa, nhận thông tin về việc chia sẻ, từ chối bán hoặc chia sẻ, giới hạn việc sử dụng thông tin cá nhân nhạy cảm và không bị phân biệt đối xử khi thực hiện quyền.

VoiceDesk không bán thông tin cá nhân hoặc chia sẻ cho quảng cáo hành vi liên ngữ cảnh. Để gửi yêu cầu, hãy dùng quy trình ở mục 9. Đại diện được ủy quyền có thể gửi yêu cầu kèm bằng chứng thẩm quyền hợp lệ.

11. Trẻ em

VoiceDesk không hướng đến trẻ em dưới 13 tuổi và không cố ý thu thập thông tin cá nhân trực tiếp từ trẻ em. Nếu biết đã thu thập dữ liệu như vậy, chúng tôi sẽ thực hiện biện pháp phù hợp để xóa.

12. Xử lý tại Hoa Kỳ

VoiceDesk được thiết kế cho hoạt động của tiệm tại Hoa Kỳ. Dữ liệu có thể được xử lý và lưu trữ tại Hoa Kỳ hoặc nơi nhà cung cấp của chúng tôi hoạt động, với biện pháp bảo vệ phù hợp theo luật áp dụng.

13. Thay đổi và liên hệ

Chúng tôi có thể cập nhật chính sách này và sẽ ghi ngày có hiệu lực mới. Thay đổi quan trọng sẽ được thông báo qua phương thức phù hợp trước khi áp dụng.

Để hỏi về quyền riêng tư hoặc gửi yêu cầu, chủ tiệm hãy dùng phương thức liên hệ ghi trong thư mời hoặc thỏa thuận pilot. Người gọi nên liên hệ tiệm đã nhận cuộc gọi; VoiceDesk sẽ hỗ trợ tiệm theo nghĩa vụ hợp đồng.

1. Scope and roles

This policy explains how VoiceDesk handles information when salon owners use our website, app, or AI receptionist service.

For account data and direct interactions with VoiceDesk, VoiceDesk determines the processing purposes. For caller data processed for a salon, the salon usually decides why and how the data is used; VoiceDesk acts as a service provider or processor under the salon’s instructions.

2. Data we collect

Salon and account information

Owner name, phone number, email, salon details, staff, services, prices, durations, business hours, booking rules, and failover numbers.

Caller and appointment information

Name, phone number, language, requested service, appointment time, notes, confirmation status, and related message content.

Call and communication content

When enabled and legally permitted, data may include call audio, recordings, transcripts, summaries, timestamps, transfer status, and markers showing that a disclosure was played or consent recorded.

Technical data

IP address, device type, app version, usage logs, error diagnostics, security data, and information from connected calendar or telephony integrations. The landing site currently does not use advertising trackers.

VoiceDesk does not provide in-app payments during the pilot and does not request payment-card data. Do not submit sensitive medical information or HIPAA-regulated data without a separate written agreement.

3. Sources of data

We receive data from salon owners and staff, callers or SMS recipients, devices and apps, and connected telephony, AI voice, SMS, hosting, and calendar providers.

4. How we use data

• answer calls in the caller’s language, check availability, and book or confirm appointments;
• send transactional reminders, process cancellations or rescheduling, and transfer calls;
• operate accounts, meter call minutes, support the pilot, and troubleshoot;
• prevent fraud and abuse and protect the service;
• meet legal obligations and enforce agreements;
• analyze aggregated or de-identified data to improve reliability and quality.

We do not use identifiable call content to train AI models without separate notice and appropriate permission.

5. How we disclose data

We may provide necessary data to:

• telephony, SMS, speech recognition, speech synthesis, AI, and hosting providers;
• calendar providers or integrations connected by the salon;
• support, security, and professional advisers under confidentiality duties;
• authorities when legally required or to protect rights and safety;
• a successor in a business transaction, subject to appropriate safeguards.

VoiceDesk does not sell personal information or share personal information for cross-context behavioral advertising.

6. Call recordings and transcripts

Recording and transcription laws vary by location. Salons are responsible for providing notice and obtaining consent required before enabling these features. VoiceDesk may play a disclosure configured by the salon.

If you are a caller, contact the salon directly to ask about recordings, transcripts, or the salon’s use of call information.

7. Retention and deletion

We retain data as needed to provide the service, meet pilot agreements, resolve disputes, protect the system, and comply with law. The period depends on the data type, salon settings, and legal requirements.

When data is no longer needed, it is deleted, de-identified, or isolated in backups under reasonable processes. Salons may request export or deletion as provided in the pilot agreement.

8. Security

VoiceDesk uses reasonable administrative, technical, and organizational safeguards to limit access, protect data in transit and storage, monitor incidents, and retain only needed data. No system is completely secure, and we cannot guarantee that an incident will never occur.

9. Your rights and choices

Depending on where you live, you may request access, correction, deletion, or a copy of personal information, or object to certain processing. We may need to verify identity and may deny a request where law permits.

SMS recipients may reply STOP to stop automated messages. If you are a salon customer, first direct a data request to the salon; VoiceDesk will help the salon respond. Salon owners may submit requests through the contact method in their pilot invitation or agreement.

10. California privacy rights

If California law applies, California residents may have rights to know and access, correct, delete, receive information about disclosures, opt out of sale or sharing, limit use of sensitive personal information, and receive non-discriminatory treatment for exercising rights.

VoiceDesk does not sell personal information or share it for cross-context behavioral advertising. To submit a request, use the process in section 9. An authorized agent may submit a request with valid proof of authority.

11. Children

VoiceDesk is not directed to children under 13 and does not knowingly collect personal information directly from them. If we learn that such data was collected, we will take appropriate steps to delete it.

12. Processing in the United States

VoiceDesk is designed for salon operations in the United States. Data may be processed and stored in the United States or where our providers operate, subject to safeguards required by applicable law.

13. Changes and contact

We may update this policy and will post a new effective date. Material changes will be communicated through an appropriate channel before they apply.

For privacy questions or requests, salon owners should use the contact method in their pilot invitation or agreement. Callers should contact the salon that received their call; VoiceDesk will assist the salon as required by contract.